Auditoría Interna de la Universidad Nacional de San Luis (UNSL) distinguió el trabajo de reordenamiento de la Secretaría de Asuntos Estudiantiles y Bienestar Universitario (Saebu). Lo hizo a través de un informe que resultó favorable. Para este logro, todo el personal de la Saebu se capacitó por un (1) año por directores de la Secretaría de Hacienda, Administración e Infraestructura.
Todos los años Auditoría Interna realiza relevamientos en todas las dependencias de la Institución, en algunos casos los resultados advierten proyectar un ajuste y un reordenamiento. Este es el caso de la Secretaría de Asuntos Estudiantiles y Bienestar Universitario la cual este año llegó a un resultado que desde Auditoría se distinguió. Años anteriores no había podido llegar a esta instancia.
Para lograrlo, en el año 2017, el secretario CPN. Jorge Sosa recurrió a la entonces Secretaría de Hacienda y Administración en busca de asesoramiento para el personal. Fue así que desde las direcciones: Contable, Compras y Contrataciones, y General de Administración, se preparó una capacitación que se implementó durante todo el 2018, instruyendo al personal todas las semanas.
«En función de las devoluciones que hemos recibido por parte de la Auditoría empezamos a percibir que necesitábamos un proceso de cambios y evolución de todas las normativas, controles y procedimientos que nosotros tenemos, teniendo en cuenta la magnitud de los recursos que manejamos y la sensibilidad que tienen los temas que maneja la Secretaría», explicó Sosa.
El funcionario sostuvo que se comenzó a analizar cómo era el procedimiento y la normativa que estaba vigente hasta ese momento, tomando de base las sugerencias que venía haciendo Auditoría año a año. «Hicimos un estudio exhaustivo, nos reunimos con todos los jefes de Departamentos y en función de eso empezamos a proponer lo que es la reglamentación de las ordenanzas por las cuales nosotros nos basamos», dijo.
Jorge Sosa agregó que el objetivo fue reglamentar los procedimientos y crear alternativas en pos de clarificar y agilizar todos los procedimientos, puntualmente de becas en forma inicial. Le siguió el camping de La Florida y el Departamento de Deportes. «Este será el primer año que habrá menos remanente de fondos, es decir, habrá menos sobrante de presupuesto, que es algo muy bueno. Significa que el alumno se ha juntado de manera directa con los fondos. Se avanzó mucho en la bancarización total del pago de becas, eso era algo que venía sugiriendo el auditor año tras año para dar mayor transparencia», explicó.
Aporte al control interno
El auditor CPN. José Martínez fue quien dirigió este informe, junto con su equipo de colaboradores. El profesional explicó que desde Auditoría Interna, área que depende directamente del Rector y de la Sindicatura General de la Nación, se cuenta todos los años con un planeamiento que es aprobado por el Rector y por la Sindicatura.
Se actúa en dos (2) esferas: una técnica que viene dada por las pautas de la Sindicatura, y otra que es el «universo de control» que les corresponde como Auditoría Interna, creada en el marco de la Ley de administración financiera y control del sector público.
«Todas las actividades generalmente tienen su correlato en el impacto presupuestario que tienen. Nosotros analizamos el impacto de las distintas actividades que se desarrollan en la Universidad y a ellas apuntamos nuestros objetivos, conocimientos y experiencias para que esos procesos que se van llevando a cabo en la administración universitaria, sean los más eficientes, eficaces y económicos posibles», explicó Martínez.
El contador expresó que se mejora la gestión de la UNSL en cuanto se mejoran los procesos. «Para esto tiene que haber un compromiso de la gente y la capacitación que va acompañando todo esto (…) Hay mucha gente que tiene temores cuando caen las auditorias y eso es un error conceptual. Nosotros acompañamos siempre nuestras observaciones con recomendaciones», dijo.
La capacitación como punto de partida
En 2017 Jorge Sosa se propuso avanzar hacia un cambio partiendo desde la capacitación de su personal. En esta instancia intervino la CPN. Alejandra Orellano, directora General de Administración, el Tec. Eduardo Muruzeta Vilar, director de Compras y Contrataciones, y el CPN. Nicolás Godoy, director Contable.
Estos tres (3) directores de la Secretaría de Hacienda, Administración e Infraestructura prepararon una capacitación que implementaron durante todo el 2018. Se capacitó por un (1) año entero a todo el personal de la Saebu.
«En 2017 empezamos a pensar qué metodología implementar. Se nos ocurrió, teniendo en cuenta los informes de Auditoría, comenzar con un relevamiento personalizado con todos los empelados de la Saebu, para definir cuáles deberían ser los puntos a capacitar, cambiar, o dónde deberíamos nosotros introducirnos para poder mejorar y cambiar esos indicadores», expresó Alejandra.
En marzo de 2018 el equipo comenzó con la tarea de todas las semanas ir y dar capacitaciones, primero a todos los empleados y luego en algunos casos solamente a algunos departamentos, debido a temas específicos. El objetivo fue capacitar y nivelar el conocimiento de todos para poder introducirse en temas más profundos.
«Eso fue muy fructífero porque después, a medida que fue pasando la capacitación, todos hablábamos de lo mismo. Era mucho más sencillo. Fue muy productiva esa primera etapa», dijo la contadora.
A inicios de 2019 se desarrolló la segunda etapa del proceso. El objetivo fue plasmar a nivel normativo y procedimental todos los tópicos desarrollados el año anterior. «En toda la segunda etapa de este proceso se trató de normalizar la cuestión reglamentaria y normativa. Dado en esta cronología y en la continuidad que hubo en el proceso, es lo que hoy da sus frutos. Me parece que la cuestión continua fue la clave del éxito», concluyó Alejandra.
Nuevos desafíos de Saebu
A partir del 15 de noviembre la Saebu publicará de manera bimestral la totalidad de datos vinculados a becas, deportes y salud estudiantil: cuántos becarios por categorías, cuántos alumnos hacen deporte, cuántos se atienden en el Centro de Salud Estudiantil, entre otros.
Se realizará en miras de una tercera etapa que será la de crear indicadores, que tienen que ver con el impacto de los asuntos estudiantiles y el bienestar universitario sobre la vida del estudiante.
«Realmente la elaboración de indicadores enseña que vamos por buen camino. El indicador de gestión te da una idea de cuán alejados estamos o no de las metas. Estamos queriendo avanzar en establecer metas presupuestarias, todas las dependencias deberían tenerlas, cuál es el objetivo que tenemos en relación al presupuesto y para eso tenemos que empezar a diseñar estos indicadores de gestión», contribuyó el auditor José Martínez.
Foto de izquierda a derecha: Tec. Eduardo Muruzeta Vilar, CPN. Jorge Sosa, CPN. Nicolás Godoy, CPN. Alejandra Orellano, CPN. José Martínez, CPN. Francisco Sosa y CPN. Juan Ignacio Vargas.