El Sistema de Gestión de Fondos (SIGEF) se constituye como una herramienta local que otorgará facilidad, agilidad y transparencia en la administración de fondos internos y externos de la Universidad.
La Universidad Nacional de San Luis (UNSL) responde a plataformas del Sistema de Información Universitaria (SIU), pero a raíz de demandas propias de la Institución, surgió la creación de un área de desarrollo dependiente de la Dirección de Aplicación Tecnológica a los Sistemas de Información (DATSI), con programadores que desarrollan soluciones locales.
Una de las primeras tareas del área fue la creación de un sistema de gestión de fondos, llevado a cabo por los programadores Franco Bornancini y Erick Schaub, bajo la coordinación de Laura Donoso, jefa de Desarrollo de la DATSI.
Sobre el funcionamiento del mismo, Donoso explicó que se parte con la apertura de un fondo, de acuerdo a una resolución, donde se otorgan los cargos para el préstamo de dinero. El sistema registra la apertura del fondo y cada cargo que se abre y se genera con el mismo, permitiendo de esta manera observar el día, quién es el beneficiario, quién es el responsable, el importe, entre otros.
«Una vez que se generan los cargos con ese fondo, los/as beneficiarios/as luego los rinden, y eso permite en un futuro rendir el fondo para dejar claro dónde fue destinado el dinero», dijo Laura. Además agregó que los listados del sistema permiten también llevar un control de los movimientos de la cuenta bancaria, de los cargos que hay por fondos, de cuántos días han pasado desde que se otorgaron, de los comprobantes que traen las personas para rendir esos cargos, y de esta manera se acumula la información para registrar todos los movimientos del fondo.
El SIGEF es una herramienta que comenzó a gestarse previo a la pandemia y logró concretarse con el regreso a la UNSL. «Las plataformas del SIU son muy específicas, y los primeros meses fueron de aprendizaje y de introducirse en las bases de datos, en el tipo de programación que tiene la Secretaría de Políticas Universitaria (SPU) (…) Tuvimos una primera etapa de aprendizaje, los chicos se pudieron formar y luego largaron con el desarrollo», destacó el Lic. Osvaldo Vega, director de la DATSI, y agregó: «Más allá del sistema que ya se entregó y está en producción, hay un valor agregado que es que tenemos gente capacitada en las herramientas de los sistema del SIU. Esto nos permite abrir el juego de los otros sistemas en los que estamos trabajando», destacó.
Es una herramienta que pude ponerse en funcionamiento en diferentes áreas contables, y actualmente, en la UNSL, se implementa en la Dirección de Tesorería, donde la utilización del mismo será aplicado a la administración de recursos para gastos corriente y específicos. «La implementación de sistemas informáticos, siempre da respuestas a las necesidades de trabajo, es la manera de gestionar los procesos y recursos de forma óptima, dando excelencia y transparencia a las actividades de nuestra Institución», dijo la C.P.N María Emilia Pereira Cuestas, directora de Tesorería.
Para la Dirección Contable se constituyó en novedad al poder trabajar los fondos externos en sistemas, lo que hasta el momento se hacía a través de adelantos responsables. «En este caso nos va a permitir poder hacer frente a los gastos menores de los programas o proyectos especiales que provienen del Ministerio de Educación, a través de un sistema mucho más fácil y ágil», remarcó el C.P.N Nicolás Godoy Funes, director Contable.
Ante la aplicación por parte del Ministerio de Educación de la Nación del Sistema de Transferencias de Recursos Educativos (SITRARED), donde la SPU busca acceder de forma permanente o en línea a cada una de las rendiciones de fondos externos que provienen del Ministerio, el SIGEF se convirtió en la respuesta más viable, por su agilidad y transparencia.
«A través del sistema de gestión de fondos, creado por la Dirección General de Información, a través de la DATSI, y con la participación de los diferentes agentes de la Secretaría de Hacienda, dentro de ellos la Dirección de Tesorería y la Dirección Contable, pudimos crear esto para el beneficio no solo de la Secretaría sino para todos/as los/as beneficiarios/as de proyectos y programas que vienen de Nación», argumentó el Director Contable y agregó: «Lo que nos permiten estos sistemas, es tener un mayor rendimiento en cuanto a las operaciones que realizamos, tener un menor costo a la hora de obtener la información y un mejor uso de los recursos», dijo.
Desde la Secretaría de Hacienda, Administración e Infraestructura, de la cual dependen las tres (3) direcciones intervinientes, trabajan en la mejora continua, no solo de los sistemas sino también de los diferentes tipos de procesos y procedimientos para tener una mejor transparencia del uso de los fondos, como a su vez, poder integrar la información.